Je weet zeker dat je het hebt. Dat contract, die aangepaste planning, dat ene bericht met het telefoonnummer. Dus je zoekt. Eerst in je mail. Dan in de chat. Dan in je downloads. Dan in "ergens in een map", waar drie bestanden staan met bijna dezelfde naam. Na tien minuten vind je het. Of je vraagt het maar opnieuw.

Bijna iedereen met wie ik werk, herkent dit. En bijna iedereen denkt dat de oplossing een betere tool is. Maar meestal ligt het niet aan de tools. Het ligt eraan dat informatie geen vaste plek heeft.

Het huis staat, de kasten nog niet

Ik zeg het vaak zo: IT bouwt het huis, ik richt de kasten in. De muren staan, het licht doet het, je hebt mail, een gedeelde schijf, een planner en een chat. Dat is je informatiehuis. Maar zolang de kasten leeg zijn, of alles er door elkaar in ligt, blijf je zoeken.

Wat ontbreekt, is niet nog een programma. Het is een paar afspraken over wat waar hoort, hoe je het noemt en wanneer je opruimt. Niet meer tools. Wel kasten die kloppen, zodat je weer regie hebt.

Drie dingen per kast

Elke kast die ik inricht, krijgt dezelfde drie dingen.

Een vaste plek per ding. Alles heeft één plek waar het hoort, en iedereen weet welke. Niet drie mappen en een appje, maar één plek.

Een etiket. Een paar afspraken die iedereen kent: hoe je iets noemt, welke versie geldt, van wie het is en wanneer iets af is.

Een vaste opruimdag. Een vast moment om bij te houden en op te ruimen, zodat de kast niet langzaam weer volloopt.

Pas als die drie staan, laat ik AI meewerken.

Vier kasten die ik bijna overal tegenkom

De overvolle gangkast. Alles komt binnen via de voordeur: mail, appjes, vragen tussendoor. En het blijft in de gang liggen. Je inbox bepaalt waar je dag heen gaat. Als deze kast is ingericht, krijgt wat binnenkomt meteen een vaste plek: een taak, een afspraak of het archief. Wat dit jou oplevert: je dag begint weer met jouw plan, niet met je inbox.

De zoekkast. Alles is er wel, maar waar? Een document staat in je mail, in twee mappen en in een appje, en in je downloads staan drie bestanden met "definitief" in de naam. Als deze kast is ingericht, heeft elke soort werk één vaste plek en elk document een herkenbare naam met datum en versie. Wat dit jou oplevert: je zoekt minder en twijfelt niet meer welke versie geldt.

De kast zonder etiketten. Er loopt veel, maar niemand weet van wie. De stand van zaken zit in hoofden en appgroepjes, en als iets blijft liggen, kom jij er uiteindelijk achteraan. Als deze kast is ingericht, heeft elke klus een naam, een eigenaar en een volgende stap, op één overzicht. Wat dit jou oplevert: overzicht zonder nalopen.

De kast zonder vaste opruimdag. Netjes, tot het weer volloopt. Je ruimt af en toe flink op, en een paar weken later begint het opnieuw. Als deze kast is ingericht, heeft je week een rustige start en een korte afsluiting, en kijk je één keer per maand terug. Wat dit jou oplevert: een week die rustig afsluit en een maand die je bewust kiest.

Je hoeft ze niet alle vier tegelijk aan te pakken. Meestal is er één kast die het meeste kost. Als je die inricht, merk je het op meer plekken.

Waarom eerst de kasten, en dan pas AI

AI werkt met wat het vindt. Zet je een slimme assistent in een volle kast, dan vindt hij de rommel alleen sneller. Je blijft bijsturen, nakijken en opnieuw uitleggen.

Staat de kast op orde, dan kan AI echt meewerken. Wat AI voor je maakt, krijgt meteen de goede naam en landt op de goede plek. Vraag je om het laatste voorstel voor een klant, dan vindt je AI-assistent het snel, omdat er maar één plek is om te kijken. Hij zet je week klaar of maakt een stand van zaken. Jij kijkt mee en jij beslist.

Zo voorkom je dat AI een extra la wordt waar je ook weer in moet zoeken.

Wat kun je morgen al anders doen?

Kies één soort informatie die je vaak kwijt bent. Facturen, contracten, notulen, wat het ook is. Geef die één vaste plek en één vaste manier van benoemen, bijvoorbeeld datum, klant, onderwerp en versie. Spreek met jezelf, en met wie er met je samenwerkt, af dat het daar komt en nergens anders. Oude bestanden laat je voorlopig staan. Zo stopt de rommel bij de voordeur.

Meer niet. Als dat een paar weken goed gaat, neem je de volgende soort informatie erbij. Zo richt je je informatiehuis kast voor kast in. Niet in één grote opruimactie, maar met kleine afspraken die blijven hangen.

Welke kast puilt bij jou uit?

Benieuwd welke kast bij jou het eerst uitpuilt? Doe de korte quiz Welke kast puilt bij jou uit? Je ziet meteen welke kast bij jou het meest uitpuilt en wat je als eerste kunt doen.

https://tally.so/r/aOQYAW

Wil je rustig verder lezen? In mijn gratis gids loop ik met je langs alle vier de kasten, met per kast één ding dat je deze week al kunt proberen.

https://www.dolcevitaworkflow.com/gratis-gids

Liever samen kijken? In een spar van 45 minuten, 1-op-1 online, kijk ik met je naar je grootste rommelplek. Je gaat weg met je eerste stappen op een rij. Stuur me een bericht, of mail naar nicole@dolcevitaworkflow.com, dan plannen we een spar.

  • Zoeken naar dat ene contract ligt zelden aan je tools
  • IT bouwt het huis, ik richt de kasten in
  • Elke kast krijgt een vaste plek, een etiket en een vaste opruimdag
  • Vier kasten: de overvolle gangkast, de zoekkast, de kast zonder etiketten en de kast zonder vaste opruimdag
  • Eerst de kasten op orde, dan pas AI laten meewerken
  • Begin morgen met één soort informatie op één vaste plek
Rust ontstaat wanneer je systeem helder is en je niet telkens opnieuw hoeft te beslissen hoe je werkt.

Wil je ontdekken hoe de Dolce Vita Workflow dit in jouw organisatie kan toepassen? Ik denk graag met je mee.

Neem contact op